Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 26 ottobre 2026

TeamPilot è un gestionale per società di calcio dilettantistiche e giovanili. Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali di chi visita questo sito (teampilot.it) e di chi usa il gestionale TeamPilot, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003).

In breve

• Sul sito raccogliamo solo quello che ci scrivi nel modulo di contatto e, solo se lo accetti, statistiche di visita con Google Analytics. Niente pubblicità, niente profilazione.
• Nel gestionale i dati di atleti, famiglie e staff sono della società sportiva, che decide come usarli. Noi li custodiamo e li trattiamo per suo conto.
• Non vendiamo dati, non li usiamo per pubblicità e non li usiamo per addestrare sistemi di intelligenza artificiale.

Chi è il titolare

TeamPilot, con sede legale in Pisa, che offre il servizio TeamPilot («TeamPilot», «noi»).

Per qualunque domanda sulla privacy, o per esercitare i tuoi diritti, usa il modulo di contatto.

Due ruoli diversi

• Siamo titolari del trattamento per i dati del sito, per le richieste di contatto, per gli account di chi accede al gestionale, per la sicurezza del servizio e per il rapporto contrattuale con le società clienti.
• Siamo responsabili del trattamento (articolo 28 GDPR) per i dati che ogni società sportiva inserisce nel gestionale: anagrafiche di tesserati e famiglie, presenze, documenti, pagamenti e tutto il resto. Per questi dati il titolare è la società sportiva, che ti ha dato (o deve darti) la propria informativa. Con ogni società firmiamo un accordo sul trattamento dei dati.

Il sito

Navigazione. Come per ogni sito, i server che lo ospitano registrano dati tecnici delle richieste: indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, tipo di browser. Servono a far funzionare il sito e a proteggerlo da abusi, e li conserva il fornitore di hosting per il breve periodo previsto dalle sue procedure. Base giuridica: il nostro legittimo interesse alla sicurezza del sito (articolo 6, paragrafo 1, lettera f GDPR).

Modulo di contatto. Se ci scrivi raccogliamo nome, email, telefono e oggetto se li indichi, e il messaggio. Li usiamo solo per risponderti e, se ce la chiedi, per prepararti una proposta o una demo. Il messaggio ci arriva per email e diventa una scheda nel nostro pannello interno, dove annotiamo a che punto è la richiesta (la demo, l’eventuale preventivo). Prima di inviarlo ti chiediamo di dichiarare di aver letto questa informativa, e ne registriamo la versione. Base giuridica: la risposta alla tua richiesta e le misure precontrattuali (articolo 6, paragrafo 1, lettera b). Conserviamo la richiesta e la corrispondenza per 24 mesi dall’ultimo scambio, poi le cancelliamo, a meno che non diventino un contratto; puoi chiederci di cancellarle prima con il modulo di contatto. Il passaggio verso il pannello lascia una copia temporanea, che cancelliamo entro 30 giorni.

Per bloccare lo spam la pagina dei contatti usa Google reCAPTCHA, che raccoglie dati tecnici sul dispositivo e sul modo in cui interagisci con la pagina. Base giuridica: il nostro legittimo interesse alla sicurezza del modulo (articolo 6, paragrafo 1, lettera f). Si applicano l’informativa privacy e i termini di Google. reCAPTCHA non viene caricato nelle altre pagine del sito.

Cookie

Il sito usa questi strumenti:

Che cosa	A che cosa serve	Serve il consenso?	Durata
Tema chiaro o scuro e scelta sui cookie, salvati nel tuo browser	ricordare le tue scelte	No: sono tecnici	tema finché non lo cambi; scelta sui cookie 6 mesi
Cookie di Google reCAPTCHA, solo nella pagina dei contatti	protezione dallo spam	No: servono alla sicurezza	secondo Google
Google Tag Manager e Google Analytics 4 (cookie _ga e _ga_…)	contare le visite, le pagine viste, il tipo di dispositivo e il paese di provenienza, in forma aggregata	Sì	cookie fino a 2 anni; dati nei report al massimo 14 mesi

Google Tag Manager e Google Analytics partono solo se scegli «Accetta», o se accendi «Statistiche» fra le preferenze. Se rifiuti, o chiudi il banner con la X, non vengono caricati. Anche quando accetti, il sito nega a Google ogni uso a fini pubblicitari; Google Analytics 4 non registra né conserva gli indirizzi IP. Base giuridica: il tuo consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a GDPR e articolo 122 del Codice privacy).

Puoi cambiare idea quando vuoi da «Preferenze cookie», in fondo a ogni pagina: se revochi il consenso cancelliamo i cookie di Google Analytics dal tuo browser. Ti chiediamo di nuovo la tua scelta dopo sei mesi.

Non usiamo cookie di profilazione o pubblicitari, pixel dei social network o strumenti che registrano i movimenti del mouse. L’icona di Facebook in fondo alla pagina è un semplice collegamento: non carica niente finché non ci clicchi.

Il gestionale: i dati di cui siamo titolari

Il tuo account. Nome, cognome, email, la società o le società a cui appartieni e i tuoi ruoli. La password non la conosciamo: il servizio di autenticazione la conserva solo in forma cifrata e non reversibile.

Sicurezza e funzionamento. Registriamo:

• il tuo ultimo accesso, che l’amministratore della tua società vede nell’elenco degli utenti;
• un registro delle operazioni sensibili (per esempio la creazione di un account, un cambio di ruolo, un pagamento incassato o stornato), che serve a ricostruire chi ha fatto che cosa;
• le tue preferenze: lingua, tema, aspetto;
• se attivi le notifiche push, l’indirizzo tecnico che il tuo browser ci dà per recapitarle, uno per dispositivo. Lo cancelliamo quando le disattivi o quando il browser lo invalida.

Nel tuo browser il gestionale salva la sessione di accesso, le preferenze, l’email se scegli di ricordarla e alcune scelte di visualizzazione, come la stagione selezionata. Non usa cookie di profilazione né strumenti statistici di terze parti.

Email di servizio. Inviti, recupero della password, conferma del cambio di email e gli avvisi che la tua società ha attivato. Sono comunicazioni di servizio, non pubblicità, e non vi inseriamo strumenti per sapere se le apri o su che cosa clicchi.

Rapporto con le società clienti. I dati di chi firma il contratto e dei referenti (nome, ruolo, contatti) e i dati di fatturazione.

Basi giuridiche. L’esecuzione del contratto con la società e del servizio che ti offre (articolo 6, paragrafo 1, lettera b), gli obblighi fiscali (lettera c) e il nostro legittimo interesse alla sicurezza del servizio e alla prevenzione degli abusi (lettera f).

Per quanto tempo. Finché hai un accesso attivo. Quando la società ti toglie l’accesso o il contratto termina, i dati dell’account restano per il tempo necessario a chiudere il rapporto e a gestire eventuali contestazioni, poi vengono cancellati insieme ai dati della società. I documenti fiscali si conservano per dieci anni (articolo 2220 del codice civile).

Il gestionale: i dati che trattiamo per conto delle società

Le società sportive usano TeamPilot per la propria attività e, sotto la loro responsabilità, vi inseriscono:

• anagrafiche di atleti (anche minorenni), familiari, staff e dirigenti, con relazioni familiari e recapiti;
• tesseramenti, squadre, calendario, convocazioni, presenze, statistiche, valutazioni tecniche e test atletici;
• documenti, scadenze e certificati;
• dati relativi alla salute, come infortuni e misurazioni, visibili solo a chi ne ha titolo;
• quote, pagamenti, ricevute e documenti fiscali;
• iscrizioni inviate online con i relativi consensi, messaggi interni, comunicazioni e bacheche;
• firme su documenti di gara: l’immagine della firma, data e ora e un’impronta del documento firmato. Se la firma avviene da un link aperto sul proprio telefono registriamo anche indirizzo IP e tipo di browser, come prova della firma;
• note dell’avversario fotografate a fine partita, che riportano i nomi dei tesserati di un’altra società. Quelle delle partite in trasferta si eliminano da sole 45 giorni dopo la partita, a meno che la società non scelga di conservarle.

Per questi dati il titolare è la società sportiva: decide quali dati raccogliere, perché e per quanto tempo, e ti fornisce la propria informativa. Per esercitare i tuoi diritti rivolgiti alla società; se scrivi a noi, le inoltriamo la richiesta.

Come li proteggiamo.

• Ogni società vede solo i propri dati: la separazione è imposta dal database, non solo dall’interfaccia.
• Dentro la società ogni persona vede quello che serve al suo ruolo: una famiglia vede i dati dei propri figli, un allenatore quelli delle proprie squadre, e i dati sanitari ed economici sono riservati a chi se ne occupa.
• Documenti e file sono in archivi privati e si aprono con collegamenti temporanei.
• Il personale di TeamPilot non consulta i dati delle società: gli strumenti di amministrazione della piattaforma mostrano solo numeri aggregati. Interveniamo sui dati solo se serve a risolvere un problema segnalato dalla società o a garantire la sicurezza del servizio.

Accesso assistito. Per aiutare una società a risolvere un problema, una persona del nostro supporto può entrare nel suo gestionale solo se l’amministratore della società lo ha consentito: il consenso dura al massimo sette giorni, l’amministratore lo sceglie e lo può togliere in ogni momento. Ogni ingresso dura al massimo due ore ed è in sola lettura: il database rifiuta qualunque modifica. Durante l’accesso restano sempre fuori i dati relativi alla salute, le note riservate sulle persone e i documenti e i file privati; i dati dei minorenni restano fuori, a meno che l’amministratore non li includa nel consenso. Chi è entrato vede sempre una barra che lo ricorda. Ogni ingresso finisce in un registro che l’amministratore della società consulta (chi è entrato, perché, quando e per quanto) e gli amministratori ricevono un avviso a ogni apertura. Agiamo come responsabile del trattamento, per conto della società.

Link pubblici. La società può creare collegamenti e codici QR per condividere alcuni contenuti fuori dal gestionale, per esempio il programma di un torneo o una distinta di gara. Chi ha il link li vede senza accedere. La società sceglie che cosa mostrare e può revocare il link; la data di nascita completa e i numeri di tessera non compaiono mai nelle versioni pubbliche. Le pagine pubbliche della diretta contano quante volte vengono aperte e per quanto tempo restano accese sugli schermi della società, solo come totali per giorno: non salviamo indirizzi IP, cookie o altri dati che identifichino chi guarda.

Avvisi delle scadenze e incassi. Il gestionale può avvisare tesserati e famiglie quando si avvicina la scadenza di un documento o di una quota, e mostra alla società chi deve ancora pagare. Chi riceve gli avvisi, che cosa contengono e per quanto restano è spiegato nella pagina Avvisi e incassi.

WhatsApp. Il gestionale può preparare un messaggio da condividere su WhatsApp, per esempio le convocazioni. Il messaggio si apre nell’app di chi lo invia e parte dal suo telefono: TeamPilot non lo spedisce e non vede le risposte.

Mappe. Quando si cerca un indirizzo, il testo scritto passa dai nostri server a Google Maps Platform per ottenere suggerimenti e coordinate, senza dati di chi sta cercando. Il pulsante «Apri mappa» apre Google Maps in una nuova scheda, con le condizioni di Google.

Al termine del contratto restituiamo o cancelliamo i dati secondo le istruzioni della società, come previsto dall’accordo sul trattamento dei dati.

Fornitori

Ci appoggiamo a fornitori che trattano i dati per nostro conto, vincolati da contratto (per i dati delle società, come sub-responsabili).

Fornitore	A che cosa serve	Dove
Supabase	database, autenticazione, archivio dei file e aggiornamenti in tempo reale del gestionale	Londra, Regno Unito
Netlify	ospita il sito e il gestionale ed esegue le funzioni del server	Stati Uniti, con rete di distribuzione globale
Resend	invio delle email	Stati Uniti
Google	Tag Manager e Analytics sul sito (solo con consenso), reCAPTCHA nella pagina dei contatti, Maps Platform per indirizzi e coordinate nel gestionale	Stati Uniti e altri paesi
Servizi di notifica dei browser (Google, Apple, Mozilla)	recapitano le notifiche push e ricevono solo il contenuto cifrato	secondo il browser che usi

Trasferimenti fuori dall’Unione europea. Il Regno Unito ha una decisione di adeguatezza della Commissione europea. Per i fornitori negli Stati Uniti il trasferimento si basa sul Data Privacy Framework UE-USA, per i fornitori certificati, oppure sulle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.

Minori

Il sito non è rivolto ai minori, e il modulo di contatto è pensato per gli adulti che gestiscono una società. Nel gestionale i dati dei minori li inserisce la società sportiva, che ne risponde; l’accesso per conto di un minore è dato di norma ai genitori o ai tutori.

Decisioni automatizzate

TeamPilot non prende decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici su di te o che ti riguardino in modo analogo. Alcune funzioni propongono (per esempio orari e campi di un torneo, o i dati da completare in un’anagrafica), ma le decisioni restano sempre alle persone della società.

I tuoi diritti

Puoi chiedere l’accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità, e puoi opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (articoli 15-22 GDPR). Dove il trattamento si basa sul consenso puoi revocarlo in qualsiasi momento, senza che questo tocchi la liceità di quanto fatto prima.

• Per i dati del sito, del tuo account e dei contatti commerciali scrivi a noi.
• Per i dati inseriti da una società sportiva rivolgiti alla società; se scrivi a noi, le inoltriamo la richiesta.

Rispondiamo entro un mese. Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo del paese in cui vivi o lavori.

Sicurezza

Connessioni cifrate (HTTPS), separazione dei dati fra società imposta dal database, permessi per ruolo, password mai conservate in chiaro, documenti in archivi privati con collegamenti a tempo. Nessun sistema è infallibile: in caso di violazione dei dati agiremo come previsto dagli articoli 33 e 34 GDPR e avviseremo le società interessate.

Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano il servizio, i fornitori o le norme. La data in cima dice quando è stata modificata l’ultima volta; le modifiche importanti le comunichiamo alle società clienti.