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Una mole di dati che nessuno ha deciso di raccogliere
Una società con un settore giovanile strutturato custodisce, quasi senza accorgersene, un patrimonio di informazioni delicate: anagrafiche di minori, recapiti delle famiglie, certificati medici, documenti d’identità, fotografie. Nessuno ha deciso a tavolino di raccoglierli così. Si sono accumulati una stagione dopo l’altra, dove capitava.
Il risultato, in molte società, è che gli stessi dati vivono in tanti posti diversi: fogli di calcolo condivisi, gruppi di messaggistica, cartelle sul computer di un dirigente, copie stampate in un armadio.
Il problema non è la cattiva fede
Quasi mai un dato finisce dove non dovrebbe per cattiva intenzione. Succede perché un foglio viene inoltrato a chi non ne aveva bisogno, perché un allenatore conserva l’elenco della squadra anche dopo aver lasciato la società, perché un certificato medico gira in un gruppo insieme agli orari dell’allenamento.
Ogni passaggio è comprensibile. Messi insieme, rendono impossibile rispondere a una domanda semplice: chi può vedere i dati di questo ragazzo?
Perché è una scelta di chi guida
La società è responsabile dei dati che tratta, e le famiglie le affidano quelli dei loro figli. Per questo la tutela dei dati non è un compito da delegare a chi ha più dimestichezza con il computer: è una scelta di organizzazione, che spetta a chi dirige. Riguarda domande come:
- ogni persona vede soltanto quello che serve al suo ruolo?
- quando qualcuno lascia un incarico, perde anche l’accesso ai dati?
- le informazioni sanitarie restano davvero riservate?
Per gli aspetti legali la società fa bene ad affidarsi a un consulente. Ma nessuna informativa, da sola, protegge dati che sono sparsi ovunque.
Come TeamPilot ti aiuta
TeamPilot mette i dati dei tesserati in un posto solo e fa della riservatezza un principio, non un’aggiunta. Ognuno accede con il proprio account e vede quello che il suo ruolo gli consente; le informazioni più delicate restano a chi ne ha titolo. Così il consiglio direttivo può tornare a rispondere con tranquillità alla domanda che conta: chi vede i dati dei nostri ragazzi.